10 thủ thuật hữu ích cho Spreadsheets

PaciSoft – 10 thủ thuật hữu ích cho Spreadsheets

1. Chọn tất cả dữ liệu.

Bạn có thể chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng trong Spreadsheets chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng như hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

Capture

2. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Spreadsheets khác nhau.

Khi bạn đã mở được nhiều bảng cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng một cách dễ dàng.

Capture

3. Cách thêm đường chéo vào ô.

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell (hay Ctrl + 1)> nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

Capture

4. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.

Capture Kết quả như sau:  Capture

5. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng.
Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

20_thu_thuat_excel_huu_ich_7-346

6. Tìm kiếm với Will Card.

Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm thì có thể gõ một phần của từ khóa và thêm vào “?” thì Spreadsheets sẽ tự tìm cho bạn kết quả phù hợp nhất với từ khóa đó.

Bạn có thể sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm.

Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung pacisoft.com nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là pacisoft.com hay bacisoft.com thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ:
?acisoft.com.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng hạn bạn không rõ là pacisoft.com hay pacisoft.vn thì có thể tìm kiếm dạng pacisoft.*.

Capture

7. Điều hướng nhanh với phím tắt Ctrl + dấu mũi tên

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

Capture

8. Cách chuyển đổi chữ hoa và thường

Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:

  • Upper: Viết hoa tất cả
  • Lower: Viết thường tất cả
  • Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi

Capture

9.Đổi tên Sheet bằng cách nhấn đúp.

Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi tên.

10. Thiết lập giá trị cho ô.

Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”.

Capture