Hướng dẫn sử dụng Mail Merge trong WPS Writer

Vấn đề:

Trong công việc thực tế, chúng ta thường cần phải chỉnh sửa nhiều format giống nhau. Các trường dữ liệu là giống nhau nhưng nội dung khác nhau và mỗi tệp cần phải được ghi lại riêng biệt, chẳng hạn như e-mail, bảng lương, sản xuất nhãn,… . Trong WPS Office, tính năng Mail Merge cho phép chúng ta gửi tài liệu đến nhiều người nhận cùng một lúc với chỉ một vài cú nhấp chuột. Chúng ta cũng có thể  dùng cho hàng loạt các tab, thanh toán phiếu, bảng điểm bằng cách thêm chức năng này.

Giải quyết:

1.Tạo tệp mà chúng ta muốn dùng mail merge. Chẳng hạn như et table, txt format text file, access database file,…

2.Mở WPS Writer.

3.Chọn tab References >Mail Merge.

4.Tại tab Mailing, chọn Open Data Source

5.Chọn source data mà chúng ta muốn mở.

6.Tại tab Mailing, chọn Insert Merge Field để mở Insert Field dialog.

7.Chọn data trong Filed box mà chúng ta muốn insert.

8.Click Insert để hoàn thành mail merge.

9.Dưới tab Mailing , click Mail Merge Recipients. Trong hộp thoại, chọn người nhận mà chúng ta  muốn gửi tài liệu đến, và sau đó chúng ta có thể gửi merged email.

Lưu ý:

Tính năng Mail Merge trong WPS Office xuất phát từ ứng dụng thư mặc định. Khi sử dụng mail merge để gửi thư, chúng ta nên đặt trình xử lý thư mặc định.

Để sử dụng nguồn dữ liệu trong mail merge, trước tiên chúng ta cần tạo nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu hỗ trợ nhập dữ liệu ODBC và hỗ trợ lựa chọn từng phần hoặc toàn bộ nội dung cũng như lựa chọn và làm mới. Import cơ sở dữ liệu cũng hỗ trợ trực tiếp vào bảng Excel và ET.

Đối với những tính năng cụ thể của Mail Merge, có thể đặt nhiều mục. Ví dụ: nhập dữ liệu nguồn, ánh xạ tên miền và kết hợp dữ liệu bao gồm kết hợp tự động, đối sánh do người dùng xác định và các tùy chọn khác.

Quốc Toàn – Pacisoft Vietnam

Nguồn: PACISOFT.vn | PACISOFT.vn